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March 3, 2021

Manager son équipe en télétravail à distance

Amener une équipe à donner le meilleur, ce n'est déjà pas simple avec des bureaux. C'est encore plus complexe lorsque tout le monde se retrouve à distance, de façon plus ou moins subie.

La bonne nouvelle selon moi, c'est que le télétravail ne crée pas de nouveaux défis, il ne fait qu'exacerber ceux existants. En tant que manager, vous avez donc déjà eu affaire à eux !

Après nos conseils pour favoriser la cohésion d'équipe en télétravail, j'aimerai partager quelques pistes pour manager une équipe en majorité en télétravail sur la base de notre expérience. Une anecdote pour illustrer : nous sommes 20 personnes et pourtant notre bureau parisien ne compte que 4 postes de travail !

Garder toujours ouverte la porte de votre bureau virtuel

À mon humble avis, mon retour le plus précieux et le plus simple... Pourquoi ? À distance, c'est très facile de rater ce qui se passe au niveau de l'équipe : qui va bien, qui va mal, quelle est la qualité des relations, quelles rumeurs circulent, etc. Une partie des éléments que vous saviez détecter à travers des non-dits disparaît. Cependant, si vous arrivez à installer une culture de l'explicite, à rappeler que vous êtes disponible et bienveillant, il y aura des personnes pour venir vous signaler les dysfonctionnements ou échanger avec vous sur leurs questionnements.

Les actes de management en tant que tel

Recruter et surtout intégrer les nouveaux à distance

Les recrutements à distance se font désormais largement. Aussi, j'aimerai surtout insister sur l'intégration des nouveaux venus. Ce n'est déjà pas agréable d'arriver dans un nouveau bureau avec du matériel ou des logiciels manquants. À distance, si personne n'est là pour vous accueillir et s'apercevoir de ce qui vous manque pour travailler, ça devient vite décourageant. La solution est double :

  • anticiper : envoyer tous les éléments à la personne pour qu'elle soit opérationnelle dès le premier jour.
  • énergiser : faîtes du premier jour un événement, avec un café virtuel, des invitations à un maximum de réunions pour sentir la dynamique de l'équipe.

Nous suivons chez Ferpection ces actions comme tout autre projet et l'améliorons avec les retours des nouveaux 3 semaines après leur arrivée, via un rapport d'étonnement :

Accueil de nouvelles recrues

Un mot sur le contrôle

Je ne vais pas vous mentir. Si vous ne concevez pas le management sans contrôler les horaires ou relire chaque présentation, vous allez souffrir dans un contexte de télétravail. Peut-être est-ce une belle occasion d'essayer de lâcher prise ? Après tout, qui vous reprochera de ne pas avoir contrôlé les faits, gestes et horaires de chaque membre de votre équipe dans une telle situation ?

Ne laissez pas les conflits s'installer

Est-ce vraiment un conseil spécifique au télétravail ? Probablement pas, mais la distance n'aide pas lorsque vous ne pouvez pas mettre deux personnes dans la même pièce ni les envoyer déjeuner ensemble. Pour notre part, nous avons mis en place un processus de résolution de conflit que je partage bien volontiers avec vous, en anglais comme toute notre documentation.

Les vacances

Un aspect positif pour terminer cette partie ! À distance, il faut effectivement investir plus d'énergie dans les relations interpersonnelles. Cette énergie positive ne vient pas de nulle part. Les pauses, vacances, RTT et autres weekends prolongés peuvent aider vos équipiers à se ressourcer et revenir dans les meilleures dispositions. Au-delà de la charge de travail, accepter voire encourager ces pauses peut être salvateur !

La communication

Accepter les échanges asynchrones

Si l'écrit et l'oral ont chacun leurs vertus, la qualité des échanges est très souvent polluée par une attente démesurée de réponse instantanée. Vous venez d'envoyer à votre collègue un mail ou une question par messagerie instantanée, comment se fait-il qu'il ne vous réponde pas dans les 5 minutes ?

Probablement parce qu'il est concentré sur une tâche et qu'il vous répondra en temps voulu. C'est à nous managers, d'installer un climat de confiance par rapport aux bénéfices de ces communications asynchrones. Il peut aussi y avoir des situations d'urgence. Les mails et messageries instantanées ne sont pas le bon medium. Un appel ou un SMS représente souvent un bien meilleur canal pour sortir du lot.

Les outils, utiles ou tyranniques ?

Enfin un mot sur les outils. De nombreux outils vous signalent qui est en ligne ou qui en train de vous répondre. Il s'agit de mécaniques addictives qui excellent à vous capter votre attention mais nuisent en réalité à votre concentration. Chez Ferpection, nous avons choisi :

  • de couper toutes les notifications de tous les outils afin de favoriser cette concentration.
  • de communiquer à l'écrit via Twist, un concurrent de Slack totalement asynchrone. On n'y voit pas qui est en ligne ou même si la personne a lu votre message !
  • Conversation sur Twist sans notifications

Générer de l'énergie positive en réunion

Ah les réunions! Les retards, le multi-tasking, l'absence de décision... J'ai une bonne nouvelle pour vous : que ce soit dans de grandes organisations ou des petites, le "à distance" m'a permis à chaque fois de mettre tout cela à plat. Le télétravail généralisé, c'est l'occasion pour les personnes d'arriver à l'heure, de s'écouter, d'être attentives, d'éviter les apartés et de se quitter avec des décisions et prochaines étapes claires.

En montrant l'exemple, bien entendu, vous allez refaire des réunions productives. Ces échanges vont devenir un des principaux moments d'équipe, une opportunité à saisir pour vous et vos équipes ! Dans l'illustration ci-dessous, on voit comment nous mêlons agenda de réunion et gestion de projets au sein d'un même support pour plus de pragmatisme :

Agenda

Les comptes-rendus, c'est trop bien

Oui, cela peut sembler étrange... pourtant dans un contexte où vous ne pouvez pas vérifier la bonne compréhension des messages, développer une culture de la formalisation peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'énergie. Celle-ci s'appuie sur :

  • un investissement dans l'écriture, moins et mieux : annonces, notes préparatoires, comptes-rendus, etc.
  • et l'encouragement à la lecture systématique de ces notes.

Alors comment s'assure-t-on que ces écrits sont lus par exemple ? Je suis particulièrement fan de notes préparatoires. Je demande à chaque porteur de sujet d'envoyer ces notes et lors des discussions, on ne revient pas sur la note. C'est un échange, donc chacun est obligé de lire la note s'il souhaite participer.

Écrire et puis s'appeler !

Il s'agit d'un équilibre subtil. Le souci ici est que vous ne pouvez pas simplement vous lever et aller voir vos collègues ou discuter avec eux de manière plus informelle lors du déjeuner. À l'inverse, on n’imagine pas que les différents membres de votre équipe s'appellent 10 fois par jour pour le moindre point.

L'écrit prend donc tout son sens en permettant de passer un certain nombre de messages et de questions au fur et à mesure. À l'inverse, nous savons tous que l'écrit génère rapidement des incompréhensions. Plus que jamais, n'oubliez pas la règle du "décroche ton téléphone après 3 échanges écrits".

Performance : sommes-nous des poulets ?

Pour le savoir, je vous invite à regarder cette inspirante vidéo de Margaret Heffernan sur la performance individuelle et collective :


Et quelle meilleure manière de terminer cet article que de mettre ce sujet du télétravail en perspective de cette notion de performance ?

  • La performance managériale : en tant que manager, votre rôle est d'abord de construire une équipe, garder et faire grandir les individus en son sein. Sentez-vous que vous allez perdre des gens à cause de la distance ? Comment pouvez-vous l'en empêcher ? C'est le moment de construire avec vos équipes des plans de progression, un exercice qui change finalement peu en télétravail.
  • La performance de l'équipe : vos collaborateurs accomplissent-ils leurs objectifs à distance mieux, moins bien ou au même niveau qu'auparavant ? Si cette performance a changé, la dimension "à distance" peut effectivement fournir une base de discussion mais elle ne doit pas se retrouver au centre de celle-ci.

On entend souvent les personnes qui expérimentent le télétravail expliquer qu'elles ont pu mieux travailler, plus concentrées qu'elles étaient. Avec un peu d'adaptation, tout laisse donc à penser qu'il y a matière pour votre équipe de performer encore mieux dans ces conditions. Au final, le télétravail peut jouer pour vous un rôle de catalyseur. Il s'agit d'un environnement où l'on se doit de mieux communiquer et retravailler les basiques pour se dégager du temps en faveur d'échanges plus humains.



Ferpection accompagne les entreprises dans leur recherche utilisateur. Découvrez-en plus sur l'équipe et sa façon de travailler à distance ici.

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Thibault Geenen

Thibault Geenen

Thibault est fasciné par le pouvoir de l'UX, en particulier l'UX research et derrière cela les besoins et comportements des utilisateurs. En tant qu'entrepreneur, il est fan de la philosophie d'entreprise libérée qu'il s'efforce déjà de comprendre. Amateur de Science Fiction, il reste le seul être humain à croire que le livre 'Seul sur Mars' est un recueil de conseils pour entrepreneurs..

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