Culture du feedback et des retours en entreprise libérée

En tant qu'entreprise libérée, nous essayons constamment de nous améliorer et de créer un environnement où le feedback, l’acte de faire des retours à un.e collègue est accepté et où les gens se sentent à l'aise non seulement pour en donner, mais aussi pour en recevoir. Ce n'est pas une tâche naturellement facile. Voici notre retour d’expérience à ce sujet.

Pourquoi est-il si difficile d'instaurer une culture du feedback ?

Traditionnellement, de nombreuses entreprises s'appuient fortement sur les évaluations annuelles pour communiquer ce type de retours. Malheureusement, cette approche ne favorise pas une communication forte sur le lieu de travail. Elle peut même étouffer la croissance de l'entreprise en donnant aux employés (c'est-à-dire leur ressource la plus précieuse) le sentiment de ne pas être reconnus et de ne pas être importants.

Cette approche a des limites : les employés ne peuvent pas apprendre et se développer s'ils ne reçoivent pas un retour constructif et fréquent. Et la conséquence d'une telle absence de retours est tout simplement un désengagement actif de nombreux employés qui se sentent ignorés par leurs managers ou leurs collègues.

En 2017, une étude menée par Gallup (Gallup's State of the Global Workplace) a mesuré les niveaux d'engagement de la main-d'œuvre française - définis comme l'enthousiasme des employés pour leur travail et leur lien émotionnel avec le lieu de travail. Cette étude a révélé que 6% des travailleurs en France sont engagés (alors que la moyenne européenne est de 10%), 74% ne sont pas engagés et 20% sont activement désengagés.

Aujourd'hui, il est devenu évident qu'encourager le retour d'information devrait être la priorité n°1 des entreprises de toutes tailles qui souhaitent créer un environnement de travail positif, motivant et efficace. L'ignorer pourrait être l'un des obstacles les plus sérieux qui freinent votre entreprise.

La distance et le travail à distance rendent souvent ce partage de retours encore moins facile. Par conséquent, le feedback constructif peut être encore plus difficile à obtenir pour les employés à distance.

En outre, la plupart des gens ont peur du feedback. Ils pensent que leurs collègues répondront à la moindre critique par de l'obstruction, de la colère ou même des larmes. La conséquence est que de nombreuses personnes auront tendance à éviter naturellement de donner des retours. Les craintes et les hypothèses concernant le retour d'information se manifestent souvent par des comportements psychologiquement inadaptés tels que l'agressivité, l'irritation, la procrastination, le déni, la rumination, la jalousie ou l'auto-sabotage.

Cela signifie que la première étape pour encourager une culture de feedback devrait être de former tout le monde sur la façon de donner des retours sous forme de messages constructifs et significatifs. Par essence, un retour devrait toujours être un cadeau. Il doit toujours viser à aider l'autre personne à se développer. Sinon, il sera tout simplement inutile, voire destructeur.

La question qui se pose alors est la suivante :

Comment créer une culture du feedback ?

1. Commencez par donner plus de feedbacks positifs !

Le moyen le plus simple de commencer à donner plus de feedbacks est de s'entraîner à donner un feedback positif.

De nombreuses personnes rejettent le feedback positif comme étant inutile et une perte de temps. Ils diront des choses telles que : "Je ne suis pas le genre de personne qui fait des compliments" ou "Je ne vais pas les féliciter juste parce qu'ils sont arrivés à l'heure !".

C’est vraiment triste - et un peu étrange - que le feedback positif puisse avoir une si mauvaise réputation. En vérité, cette pratiqueest particulièrement efficace pour donner confiance aux employés, ce qui les aide à être plus efficaces. Il leur donne le sentiment d'être appréciés, ce qui, à son tour, renforce la confiance, la positivité et la loyauté, autant d'éléments qui conduisent à une meilleure rétention. Elle permet également à chacun de donner plus facilement un feedback critique ou constructif, car tout le monde est habitué à entendre des commentaires positifs.

Un document de travail de la Harvard Business School, publié le 17 septembre, a révélé que l'évaluation des amis, de la famille et des collègues entraîne une "activation du meilleur d'entre nous", qui encourage naturellement les gens à donner le meilleur d'eux-mêmes. Cette étude a montré que les personnes dont les concepts de meilleur soi étaient activés avaient plus d'énergie, étaient plus résistantes au stress, en meilleure santé, plus résistantes à l'épuisement professionnel, meilleures pour la résolution créative de problèmes et la performance sous pression, et formaient des relations plus solides à long terme avec leur employeur.

Et ce que beaucoup de gens oublient, c'est que l'inconvénient de ne pas donner de feedback positif peut être tout aussi important. Si vous donnez rarement un retour positif, cela signifie que, le plus souvent, vos collègues n'entendent parler de vous que lorsque vous donnez un retour constructif ou négatif. Il est difficile pour beaucoup de personnes d'avoir l'impression de s'améliorer si elles n'entendent parler que de leurs lacunes.

2. Apprenez à célébrer les échecs

La deuxième étape, peut-être moins intuitive mais tout aussi importante, consiste à dédramatiser le feedback. Pour ce faire, nous devons apprendre à célébrer les erreurs et à tirer des leçons des échecs.

Une étude menée par Google portant le nom de code "Project Aristotle" rend ainsi hommage à la citation d'Aristote : "le tout est plus grand que la somme de ses parties". Dans cette étude, les chercheurs ont découvert que ce qui comptait vraiment, c'était moins les membres de l'équipe que la façon dont ils travaillaient ensemble. Le sentiment de sécurité psychologique étant la condition préalable n° 1 d'une équipe efficace où la communication est fluide et significative. Par conséquent, si vous voulez créer une culture du feedback, vous devez apprendre à tomber et à admettre vos vulnérabilités à grande échelle !

Il existe de nombreuses façons de le faire, la première étant de commencer à parler plus ouvertement de ses erreurs.

3. Organisez des sessions de formation avec un professionnel du feedback

Chez Ferpection, nous avons décidé d'organiser une session de formation avec une coach et formatrice professionnelle en Soft Skills, Pauline Racine de lifelab.fr, qui nous a donné des conseils et des techniques sur la façon de donner un feedback efficace.

Il est important de comprendre qu'un feedback constructif doit être clair, spécifique, réaliste et opportun. Il ne doit jamais se concentrer sur la personne mais uniquement sur les comportements.

Avant de donner un retour d'information, vous devez également tenir compte de la valeur potentielle du retour d'information pour la personne qui le reçoit et de la manière dont vous y répondriez. Une question à garder à l'esprit est la suivante : pourriez-vous agir en fonction du feedback si vous étiez le destinataire ?

A un moment de la formation, nous avons conçu nos propres règles de feedback, que nous souhaitons utiliser comme lignes directrices pour nos futurs échanges au sein de notre entreprise.

Règles d'or du feedback chez Ferpection : les notes de l’équipe 1 et de l’ équipe 2

Cette formation nous a également permis de comprendre que le retour d'information est en réalité un processus à double sens. Il y a un donneur et un receveur.

Souvent, nous nous concentrons uniquement sur le fait de donner du feedback sans jamais nous demander si nous sommes capables d'en recevoir nous-mêmes.

Il est important de recevoir une formation et de travailler constamment à l'amélioration de notre capacité à voir la situation dans son ensemble, à prendre du recul et à accepter ce que nous voulons garder du feedback d'une autre personne sans être la proie de nos émotions difficiles ou de nos mécanismes de défense.

4. Passez de l'idée de donner du feedback à celle de le demander

Certaines Recherches neurologiques ont montré qu'en "passant de donner un retour d'information à le demander", les organisations peuvent s’orienter vers une culture d’amélioration continue. Pour qu'un message de retour d'information ait un réel impact, il doit être délivré avec franchise et attention à la fois.

Et la façon la plus simple de recevoir un tel retour, au lieu d'attendre qu'il vous arrive dans un vaisseau magique, est de le demander clairement et gentiment. Ainsi, chacun maximise ses chances de recevoir un retour d'information honnête, factuel et utile, de manière simple et directe.

Avec ces simples mesures, une énorme différence peut être faite dans la culture de l'entreprise.

5. Prenez en considération le retour sur investissement de la culture du feedback

Le retour sur investissement de la mise en place d'une culture du retour d'expérience peut être énorme.

• Un retour d'information constructif favorise la croissance professionnelle :

Les employés, tout comme les athlètes, ont besoin d'être coachés afin d'atteindre des performances de pointe. Un retour d'information fréquent et constructif augmente les performances au niveau individuel et collectif. Comment une personne peut-elle savoir que ce qu'elle fait est bon si personne ne le lui dit ? Les employés sont plus productifs et plus engagés lorsqu'ils sentent que les autres s'intéressent à leur travail.

• Le retour d'information constructif réduit l'absentéisme

Une étude Gallup a révélé que les lieux de travail très engagés affichent un taux d'absentéisme inférieur de 41 % à la moyenne des organisations. Une amélioration de l'absentéisme peut à elle seule faire économiser des milliers d'euros par employé.

• Un retour d'information fréquent permet de mieux fidéliser les employés

S'engager auprès des employés et leur permettre de recevoir et de fournir un retour d'information a toujours été une bonne pratique pour créer une culture d'entreprise ouverte et inclusive. Des études montrent qu'une culture toxique sur le lieu de travail est 10 fois plus significative que la rémunération lorsqu'un employé décide de quitter son emploi. Si les membres de votre personnel ne se sentent pas à l'aise dans leur environnement de travail, il y a de fortes chances qu'ils ne restent pas longtemps.

Aujourd'hui, tout le monde sait qu'une rotation importante du personnel a un coût élevé. Plus précisément, nous savons également que le taux de rotation du personnel est de 15 % inférieur dans les entreprises qui pratiquent le feedback régulier. Le maintien d'une culture saine sur le lieu de travail peut être un facteur important dans le développement et la rétention du personnel.

Conclusion : la culture des feedbacks en entreprise libérée représente un investissement judicieux

Investir dans la mise en place d'une culture du retour d'expérience vaut clairement le temps et les efforts nécessaires.

S'assurer que les gens donnent et reçoivent du feedback est crucial pour le succès d'une entreprise. Lorsque les employés savent comment et pourquoi ils peuvent ajuster leur travail, ils progressent plus rapidement et se sentent plus engagés parce qu'ils se sentent valorisés et que le travail qu'ils font a du sens.

Avec un investissement modéré, un peu de formation et des outils pour soutenir une activité de feedback fréquente et de qualité, une entreprise peut rapidement économiser des milliers d'euros par employé chaque année tout en permettant à chacun de se développer.